FMC du Québec 2017

Les 5 et 6 octobre 2017 à Mont-Tremblant (Québec)

Manuel des commanditaires/exposants

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Bienvenue sur la page des exposants de la FMC du Québec de la SOGC, présentée en collaboration avec l’Association des obstétriciens et gynécologues du Québec (AOGQ) et l’Association des omnipraticiens en périnatalité du Québec (AOPQ).

Nous sommes très heureux de pouvoir vous compter parmi nos exposants/commanditaires et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à l’endroit de cette conférence. Nous espérons que vous tirerez pleinement avantage de cet événement et que vous profiterez de tout ce que Mont Tremblant a à vous offrir.


Pour toutes questions concernant les commandites, veuillez communiquer avec :

Linda Kollesh, Coordonatrice, service aux membres et développement des affaires
Tél. : 613-730-4192, poste 233
Téléc. : 613-730-4314
Courriel : lkollesh@sogc.com

Pour toute question concernant la logistique de la conférence, veuillez communiquer avec :

Renée Dupuis-Leon, Spécialiste des programmes scientifiques et d’éducation
Tél. : 613-730-4192, poste 354
Téléc. : 613-730-4314
Courriel : rdupuisleon@sogc.com


Heures d’exposition

Les heures d’achalandage sont les suivantes :

Le jeudi 5 octobre

  • 7 h 30 – 8 h 00       Petit déjeuner
  • 10 h 00 – 10 h 30   Pause-santé et visite des exposants
  • 12 h 20 – 13 h 20   Dîner
  • 15 h 10 – 15 h 40   Pause-santé et visite des exposants

Le vendredi 6 octobre

  • 7 h 30 – 8 h 00        Petit déjeuner
  • 9 h 50 – 10 h 25      Pause-santé et visite des exposants
  • 12 h 15 – 13 h 10    Dîner
  • 14 h 50 – 15 h 20    Pause-santé et visite des exposants

Note : Restez à l’affût des changements concernant les heures d’achalandage (ceux-ci correspondent aux heures de petit déjeuner, pauses-santé et dîners).


Réservation d’espace

Afin de réserver votre espace, veuillez remplir électroniquement le formulaire avant le mardi 29 août 2017.

Pour obtenir le formulaire, veuillez communiquer avec Linda Kollesh à lkollesh@sogc.com.


Installation du kiosque

Date et heure de l’installation :

  • Le mercredi 4 octobre après 15 h

Endroit de l’exposition :

  • Fairmont Tremblant - Mali 1-2

Espace alloué :

  • Chaque commanditaire dispose d’une table de 6 pieds avec deux chaises. Veuillez noter qu’il y a déjà du tapis dans la salle d’exposition.

Équipement accepté :

  • Un kiosque portatif ou un maximum de deux bannières 3 x 8 sera permis s’ils sont placés à l’arrière de la table. Nous vous demandons de bien vouloir respecter l’espace qui vous est attribué.

Veuillez noter qu’aucun kiosque 8 x 10 ou 10 x 10 ne sera permis sur les lieux.


Démontage

Date et heure de démontage :

Le vendredi 6 octobre à 15 h 20 (après la pause santé)

  • Tous les kiosques devront être démontés avant 18 h 00.
  • Pour les exposants qui utilisent un transporteur pour leur matériel, vous êtes responsables de remplir vos fiches (Purolator, Fedex, etc.) en y inscrivant votre numéro de client.
  • Vos boîtes doivent être bien indiquées et doivent être reparties au plus tard le lundi 9 octobre.

Distribution des espaces

La distribution des espaces sera effectuée par la SOGC. Vous trouverez ci-joint le plan de salle afin que vous puissiez nous indiquer vos préférences quant à votre localisation. Veuillez nous faire part de vos choix dans la section prévue dans le formulaire "Tabletop Choices". Veuillez noter que la SOGC fera la distribution des espaces selon le principe du « premier arrivé – premier servi ». La SOGC se réserve le droit de faire des modifications afin de pouvoir accommoder tous les exposants.


Nombre de représentants alloué

Le nombre de représentants par compagnie se limite à 3 par jour. La SOGC produira 3 cocardes avec le nom de votre compagnie seulement. Pour ceux et celles qui désirent une inscription supplémentaire, des frais de 350 $ (plus taxes) s’appliqueront.


Participation aux sessions

Les représentants des compagnies pharmaceutiques peuvent assister à toutes les fonctions se déroulant dans la salle d’exposition, ainsi qu’à toutes les séances plénières. Cependant, seuls les médecins peuvent assister aux sessions concurrentes et aux ateliers, en vue d’assurer des échanges exempts de toute contrainte entre les participants sur les divers produits et pratiques.


Envoi de votre matériel

Tout matériel doit être clairement identifié au nom de l’exposant et être livré à l’hôtel pas plus de 24 heures avant le congrès, soit le mardi 3 octobre 2017.

  • La livraison doit être entre 8 h et 16 h, du lundi au vendredi
  • Toute marchandise ne répondant pas aux directives d’indication ci-dessus sera refusée à la réception des marchandises.
  • Télécharger l’étiquette d’expédition

Fairmont Tremblant
3045 chemin de la Chapelle
Mont Tremblant (Québec) J8E 1E1

Nom de la conférence : FMC du Québec 2017
Date de la conférence : les 5 et 6 octobre 2017
Nom de la salle : Mali 1-2
Nom de votre compagnie : ______________________
Personne-ressource SOGC : Suzanne Roy
Personne-ressource hotel: Michelle Hudon


Électricité, Internet et audiovisuels

Tous les exposants auront gratuitement accès à un réseau Wi-Fi.  

Si vous avez besoin de connexions électriques ou de connexions Internet supplémentaires, veuillez remplir et renvoyer le formulaire de commande à michelle.hudon@fairmont.com.

Pour vos besoins audiovisuels, contactez : 

Bruno Chalifoux
PSAV
Courriel: bchalifoux@psav.com 
Tél.: 819-425-9999

 


 

Bureau d’inscription sur les lieux

Une enveloppe vous sera remise au bureau d’inscription situé dans le foyer avec vos cocardes, une liste à jour des participants ainsi que le programme de conférence.

Les heures d’ouverture du bureau d’inscription sont :

  • Le mercredi 4 octobre : 15 h – 18 h
  • Le jeudi 5 octobre : 7 h 30 – 17 h
  • Le vendredi 6 octobre : 7 h 30– 17 h 

Sécurité

La SOGC et l’hôtel ne seront pas responsables des pertes ou des dommages encourus au matériel qui est exposé lors du congrès. Chaque exposant sera responsable de la sécurité de son propre matériel.

Les issues de secours et les allées ne doivent être obstruées en aucun temps.


Affiches

La pose d’articles sur les murs n’est pas permise.


Responsabilité

Le commanditaire convient par la présente d’indemniser la SOGC et ses cadres, ses directeurs, ses partenaires, ses mandataires, ses membres et ses employés à l’égard de toute demande, de toute demande de règlement, de tout dommage à des personnes ou à une propriété, de toute perte et de toute responsabilité, y compris des frais d’avocat raisonnables encourus des suites de la négligence de l’hôtel ou de l’inconduite volontaire de ses employés relativement à l’utilisation des installations de l’hôtel.


Assurances

Chaque commanditaire est tenu de souscrire une assurance relativement aux blessures, à la propriété, aux dommages, au vol, aux incendies et à toute autre forme de perte ou de préjudice à l’égard de la propriété.


Force majeure

Le présent contrat sera résilié, sans conséquence pour le commanditaire ou la SOGC, si l’exécution substantielle des obligations de l’une ou l’autre des parties est empêchée en raison d’une cause raisonnablement indépendante de la volonté de ladite partie. Ces causes comprennent, entre autres, les calamités naturelles; toute loi, toute règle ou tout ordre de la part des autorités gouvernementales; les incendies, les inondations ou les explosions; les guerres, les désastres, le désordre civil; les restrictions quant au transport ou toute autre urgence rendant illégale ou impossible l’utilisation des installations, l’offre des services ou la tenue de la réunion; tout délai quant à des travaux nécessaires et essentiels de construction ou de rénovation touchant l’hôtel; les grèves, les lock-out, les arrêts de travail ou tout autre obstacle au travail, partiel ou général, découlant de quelque cause que ce soit.


Élaboration conjointe de programmes avec l’industrie — Lettre d’entente

La SOGC est reconnue par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada en tant que fournisseur permanent de crédits de développement professionnel continu (DPC) aux fins du programme de Maintien du certificat (MDC) du Collège. Les événements de formation accréditée, mis au point conjointement ou non, par ou avec la SOGC, doivent suivre les directives de l’AMC qui régissent la relation entre les médecins et l’industrie pharmaceutique.

En acceptant de commanditer une séance plénière ou un colloque international de la SOGC, le commanditaire accepte de respecter l’entente ci-jointe pour veiller à ce que les normes de reconnaissance professionnelle appropriées soient respectées. Cliquez ici pour lire le texte complet.