Politique de confidentialité

La SOGC et la protection de vos renseignements personnels

La SOGC est résolue à protéger vos renseignements personnels et à en assurer la confidentialité. Nous respectons d’ailleurs votre vie privée et avons donc adopté des règles et marches à suivre en vue d’assurer la gestion sécuritaire de vos renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral est entrée en vigueur le 1er janvier 2004, et elle s’applique partout au Canada, sauf au Québec, en Alberta et en Colombie-Britannique, qui ont déjà une loi largement équivalente. La Politique de confidentialité de la SOGC, pour sa part, s’inspire des dix principes directeurs tirés du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (ACNOR). Ce code type sert de base en outre à la LPRPDE. Le présent énoncé décrit la façon dont nous protégeons les renseignements privés de nos membres, de nos partenaires et de tierces parties (par exemple, les experts-conseils).

Renseignements personnels

Nous communiquons assez régulièrement avec nos membres pour les activités de la SOGC et lors du processus de recrutement. Pour ce faire, nous avons besoin de leurs coordonnées à jour (y compris leurs adresses électroniques). Par contre, conformément au Code type de l’ACNOR, tout renseignement personnel qui nous est fourni demeure confidentiel. Par « renseignements personnels » la SOGC entend la plupart des données liées à votre identité, par exemple, votre nom, votre date de naissance, votre adresse et téléphone à domicile, votre numéro d’identité et l’information rattachée à vos cartes de crédit. En règle générale, l’information figurant sur votre carte professionnelle (titre, adresse, téléphone, télécopieur et courriel d’affaires) n’est pas de nature personnelle. Nous notons votre date de naissance afin d’assurer l’application automatique des droits d’adhésion pour membres à vie à l’occasion de votre 65e anniversaire de naissance ou de votre 35e anniversaire de pratique professionnelle. Nous notons en outre les activités de perfectionnement professionnel que vous avez suivies auprès de la SOGC, ainsi que d’autres détails sur votre formation ou sur votre situation professionnelle (éducation médicale continue, congés de maternité, etc.) qui peuvent influer sur vos droits d’adhésion.

Les dix principes de confidentialité

Pour vous offrir des services, la SOGC doit recueillir, utiliser et conserver divers renseignements. Cela dit, nous ne vous demandons que les renseignements essentiels à la prestation de ces services, et nous vous expliquons l’usage que nous comptons en faire. Vous pouvez refuser le dévoilement de ces renseignements à des sources externes ou à des fins de publication. Voilà pourquoi la SOGC s’engage à respecter les dix principes de l’ACNOR en vue de protéger vos renseignements personnels.

  1. Redevabilité

    La structure de la SOGC est telle que seuls certains membres du personnel peuvent consulter vos renseignements en temps normal. Ces personnes ont le mandat de donner suite à toute préoccupation que vous auriez en matière de confidentialité. Si la façon dont vos renseignements sont traités vous cause des soucis ou si vous voulez en savoir plus sur notre politique de confidentialité, n’hésitez pas à communiquer avec nous par l’entremise de scadrin@sogc.com. Les dossiers des membres sont administrés par la section des adhésions (lkollesh@sogc.com).
  2. Motifs d’identification

    Si nous comptons utiliser ou dévoiler vos renseignements à des fins autres que celles décrites au moment de leur collecte, nous nous engageons non seulement à vous en faire part, mais aussi à obtenir d’abord votre consentement. De plus, la SOGC utilise vos renseignements personnels dans le cadre d’analyses démographiques et statistiques qui nous aident à mettre au point des services reflétant les besoins des membres. À l’occasion, la SOGC peut dévoiler quelques renseignements de base à de tierces parties (départements universitaires, membres effectuant de la recherche, etc.). Par renseignements de base, on entend seulement le nom, l’adresse d’affaires et la spécialité, et non le téléphone/télécopieur ou l’adresse de courriel. De plus, selon nos ententes de partage, les renseignements ne doivent servir qu’aux fins approuvées. La SOGC ne vend pas et ne loue pas les renseignements personnels de ses membres aux télévendeurs, aux firmes de vente de fichiers et aux compagnies pharmaceutiques. Parfois, la SOGC confie à des firmes ou à des spécialistes externes des services administratifs dont l’exécution exige l’accès aux renseignements personnels des membres. Parmi ces services, notons la gestion des documents, les envois postaux et d’autres fonctions de distribution. De plus, la SOGC peut partager des statistiques et d’autres données non personnelles avec les médias, d’autres associations médicales, des organismes gouvernementaux et d’autres tierces parties. Toutefois, ces renseignements ne permettent aucunement d’identifier les gens ou d’accéder à d’autres renseignements personnels.
  3. Consentement

    La SOGC respecte votre droit à la confidentialité. Ainsi, nous obtenons toujours votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels. Selon la nature de l’information, votre consentement peut se donner oralement, par voie d’un formulaire ou d’une lettre ou, dans certains cas, de façon implicite. Vous avez toujours le droit de refuser une demande d’utilisation de vos renseignements. Pour vous prévaloir de ces choix ou pour poser des questions sur vos renseignements personnels, veuillez contacterscadrin@sogc.com ou lkollesh@sogc.com.
  4. Collecte raisonnable et limitée

    La SOGC recueille toujours les renseignements avec circonspection et elle limite ses collectes à ce qui s’avère essentiel à sa mission. Cette approche met vos renseignements à l’abri du dévoilement accidentel ou inutile. En outre, la SOGC interdit à son personnel de recueillir des renseignements sous de faux prétextes ou au moyen de fausses déclarations.
  5. Utilisation, dévoilement et conservation raisonnables

    Nous utilisons vos renseignements strictement aux fins que vous avez autorisées. La SOGC ne vend pas et n’échange pas des renseignements personnels à des fins commerciales. La SOGC ne conserve vos renseignements que pour la période essentielle à l’utilisation prévue. Cela dit, la SOGC s’engage à supprimer ou à détruire les dossiers en question une fois leurs fins atteintes; l’élimination est conçue, elle aussi, pour protéger et maintenir votre confidentialité. Il reste que, pour que les archives de nos activités soient complètes, les dossiers des membres sont conservés aussi longtemps que ceux-ci demeurent membres ordinaires ou membres à vie. Si nous devons faire appel à de tierces parties pour traiter vos renseignements personnels, nous exigeons qu’elles se conforment à des pratiques conçues pour préserver la confidentialité de cette information. Nous ne leur confions que les renseignements nécessaires à l’exécution de leurs services de gestion informationnelle.
  6. Exactitude des renseignements

    Nous mettons tout en oeuvre pour assurer que vos renseignements personnels en dossier demeurent à la fois exacts, complets et à jour. Voilà pourquoi il importe de nous signaler tout changement pertinent dans vos renseignements. Et à cette fin, nous prenons les mesures qui s’imposent pour vous permettre de consulter votre dossier de temps en temps. Si jamais certains renseignements se contredisent (par exemple, l’information sur le formulaire d’inscription à une activité de formation), nous vous demandons de confirmer lequel est bel et bien juste.
  7. Mesures de précaution

    La SOGC emploie diverses mesures pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos renseignements. Ces mesures servent à prévenir la perte ou le vol de vos renseignements, ainsi que leur reproduction, modification, utilisation, consultation et dévoilement non autorisés. Seul le personnel autorisé a accès à vos renseignements, et ce, aux seules fins dictées par les services que nous devons vous offrir. Nous protégeons vos renseignements tant par des moyens physiques (systèmes d’alerte, classeurs verrouillés, cloisons protectrices, etc.), que par des moyens technologiques (pare-feu ou barrière de sécurité, mots de passe pour tout usager des ordinateurs, mots de passe séparés pour l’accès à la base, logiciels anti-virus et logiciels de détection d’intrusion). Tout le personnel de la SOGC connaît les marches à suivre pour protéger les renseignements personnels. D’ailleurs, les contrats d’embauche de la SOGC et d’autres documents officiels soulignent l’obligation de protéger la confidentialité et l’intégrité de ces renseignements. La SOGC est donc résolue à protéger la confidentialité et l’intégrité de vos renseignements personnels. Diverses mesures de sécurité servent à protéger nos locaux, nos systèmes informatiques et vos dossiers contre l’utilisation et l’accès non autorisés. Les mesures de sécurité varient selon la nature de l’information à protéger, le niveau de protection étant plus rigoureux si l’information est plus sensible.
  8. Transparence

    Pour vous inspirer confiance à l’égard de la gestion de vos renseignements personnels, la SOGC s’assure que ses politiques et marches à suivre à ce chapitre sont faciles à trouver et à consulter.
  9. Accès individuel

    Nous mettons tout en oeuvre pour répondre aux questions que vous auriez au sujet des dossiers renfermant vos renseignements personnels. Vous avez le droit de connaître la sorte d’information que nous conservons, la façon dont nous l’utilisons et les autres parties avec qui nous la partageons. Nous corrigeons sans tarder tout renseignement fautif que vous nous signalez. Vous pouvez donc contribuer à l’intégrité de votre dossier en nous informant des changements dans vos renseignements (adresse, nom légal, etc.). La plupart des renseignements sont conservés soit en format électronique dans la base de données sécuritaire de la SOGC, soit en format papier dans des classeurs et bureaux à accès étroitement contrôlé. Si vous désirez consulter cette information, il suffit d’envoyer une demande par écrit (et signée) à la Coordonnatrice des services aux membres et de l’abonnement. Nous vous demanderons une série de renseignements pour confirmer votre identité, dont votre numéro de membre.
  10. Donner suite à vos commentaires et préoccupations

    La façon dont vous percevez nos politiques et marches à suivre en dit long sur notre capacité de respecter les dix principes du code type. Voilà pourquoi nous vous encourageons fortement à nous faire part de vos commentaires ou suggestions à l’égard du présent énoncé de confidentialité, et pourquoi nous donnerons suite à toute préoccupation que vous auriez quant à sa mise en application. Veuillez consulter notre site Web (www.sogc.org) pour entrer en contact avec des personnes-ressources et pour explorer des documents connexes par voie d’hyperliens. La mise à jour de vos renseignements personnels se fait facilement. Chaque année, en janvier, la SOGC vous fait parvenir un formulaire de mise à jour des renseignements sur les membres (Demande d’adhésion). Vous y trouverez un sommaire de l’information personnelle dans votre dossier. Il vous suffit d’indiquer les erreurs ou omissions directement sur le formulaire et de nous le réacheminer. Vous pouvez aussi faire des mises à jour tout au long de l’année en communiquant avec : Responsable des services aux membres et de l’abonnement Société des obstétriciens et gynécologues du Canada 780, prom. Echo Ottawa ON K1S 5R7 1-800-561-2416 ou 613-730-4192 Télécopieur : 613-730-4314 Courriel : lkollesh@sogc.com

Le présent document est inspiré de la politique de confidentialité du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.